Date de dernière modification: 11/01/2024

Freyja Solutions (“Société“, “nous“, “notre” ou “nos“) respecte votre vie privée et s’engage à la protéger en se conformant à la présente politique (la “Politique de Confidentialité”).

La présente Politique de Confidentialité décrit les types d’informations que nous pouvons recueillir auprès de vous ou que vous pouvez fournir lorsque vous visitez le site internet à l’adresse freyja-solutions.com (le “Site“) ou que vous installez ou utilisez autrement ou interagissez avec tout contenu, fonctionnalité ou service offert sur ou via le site, tel que notre produit d’application web, ou via certains fournisseurs de services tiers tels que Microsoft Azure, Microsoft Office 365 et Microsoft Teams (collectivement, les “Services“), ainsi que nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de conservation, de protection et de divulgation de ces informations.

La présente Politique de Confidentialité s’applique aux informations que nous recueillons:

  • À travers nos Services ;
  • Par le biais des emails, et autres messages électroniques échangés entre vous et les Services ;
  • Par l’intermédiaire d’applications que vous installez à partir des Services, qui vous fournissent une interaction dédiée, non basée sur un navigateur internet, entre vous et les Services.
  • Lorsque vous interagissez avec nos Services dans le cadre d’applications et de services tiers, y compris, mais sans s’y limiter, via l’application Microsoft Teams ou Microsoft Azure ;
  • Lorsque vous interagissez avec nos Services par l’intermédiaire des applications Microsoft Office 365, y compris Microsoft Teams.

La présente Politique de Confidentialité ne s’applique pas aux informations collectées par :

  • Nous hors ligne ou par tout autre moyen, y compris sur tout autre site internet exploité par la Société ou un tiers.
  • Tout tiers, y compris par le biais d’une application ou d’un contenu (y compris la publicité) qui peut être lié ou accessible à partir de ou via les Services.

Nous vous prions de bien vouloir lire attentivement la Politique de Confidentialité pour comprendre nos politiques et pratiques concernant vos Données Personnelles et la manière dont nous les traitons. Si vous vous opposez à nos politiques et pratiques, vous pouvez choisir de ne pas utiliser les Services. En accédant aux Services ou en les utilisant, vous avez pris connaissance des conditions de la présente Politique de Confidentialité. 

La Politique de Confidentialité peut être modifiée de temps à autre et la Société se réserve le droit de modifier la Politique de Confidentialité à tout moment dans le respect des lois applicables. Lorsque ces modifications sont substantielles, nous vous informons des changements prévus avant leur entrée en vigueur.

Afin de faciliter et de garantir la protection de vos droits et de ceux des autres détenteurs de Données Personnelles, il est nécessaire de comprendre et de définir certains concepts, à savoir les suivants : 

Définitions : 

  1. Droit(s) applicable(s) désigne(nt) au moins les éléments suivants : (i) les lois de l’Union Européenne (« UE ») sur la protection des données, c’est-à-dire le règlement général sur la protection des données 2016/679/UE (“RGPD“) et les lois et règlements complétant le RGPD.
  2. Consentement : expression librement consentie, spécifique, informée et sans équivoque par une action positive par laquelle la personne concernée accepte le traitement des Données Personnelles la concernant pour une finalité spécifique ;
  3. Responsable du Traitement : personne physique ou morale, régie par le droit public ou privé, responsable des décisions concernant le traitement des Données Personnelles ; 
  4. Données Personnelles : informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable ; 
  5. Traitement : toute opération effectuée sur des Données Personnelles, telle que la collecte, la production, la réception, la classification, l’utilisation, l’accès, la reproduction, la transmission, la distribution, le traitement, l’archivage, le stockage, l’élimination, l’évaluation ou le contrôle des informations, la modification, la communication, le transfert, la diffusion ou l’extraction ;

Informations que nous recueillons sur vous et comment nous les recueillons

FinalitéBase légale Données collectées et traitées
Communiquer avec vous et vous fournir des informations sur nos ServicesNotre intérêt légitime à commercialiser nos produits et services et à entrer en contact avec des prospects et des clientsNom, prénom, numéro de téléphone, adresse électronique
Composition d’un fichier de gestion des prospects et clients et prospection commercialeVotre ConsentementNom, prénom, numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale 
Assurer la promotion et la commercialisation de nos Services, en particulier, mais sans s’y limiter, par le biais de courriels promotionnels, de lettres d’information, de nouveaux articles de blog ou d’autres documentsNotre intérêt légitime à améliorer les relations avec nos clients et organiser des événements promotionnels afin d’accroître la fidélité de nos clients et d’attirer de nouveaux clients ou, le cas échéant, votre ConsentementNom, prénom, numéro de téléphone, adresse électronique
Vous fournir une assistance sur nos Services ainsi qu’une aide en rapport avec ceux-ci, y compris par le biais du formulaire de contact sur notre SiteNécessaire à l’exécution du contratNom, prénom, numéro de téléphone, adresse électronique
Répondre à des demandes d’autorités judiciaires ou défendre nos droits en justice.Respect d’une obligation légaleNom, prénom, numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale 

Intégration de tiers

Les Services peuvent contenir des liens et fournir des intégrations aux produits et services de tiers. Nous fournissons ces liens et ces intégrations pour une meilleure utilisation de nos Services ; nous n’exploitons, ne contrôlons ni n’approuvons aucun tiers ni ses produits ou services. Vous êtes libre d’utiliser ou non ces liens et intégrations. Ces sites web, applications et produits externes sont soumis à leurs propres politiques de confidentialité. 

Choix concernant l’utilisation de vos Données Personnelles

Nous nous attachons à vous offrir des choix concernant les Données Personnelles que vous nous fournissez. Nous avons créé des mécanismes qui vous permettent d’exercer le contrôle suivant sur vos informations :

  • Droit d’accès aux Données Personnelles 

Vous avez le droit de nous demander de vous fournir une copie des Données Personnelles que nous détenons et vous avez le droit d’être informé : (a) de l’identité du Responsable du Traitement ; (b) des finalités, de la base juridique et des méthodes de traitement ; (c) de la source de vos Données Personnelles ; (d) des entités ou catégories d’entités auxquelles vos Données Personnelles peuvent être transférées ; et (e) si possible, de la période envisagée pour la conservation des Données Personnelles ou, si cela n’est pas possible, des critères utilisés pour déterminer cette période. Pour soumettre une telle demande, veuillez consulter la section “Comment nous contacter” ci-dessous.

  • Droit de rectification ou d’effacement des Données Personnelles 

Vous avez le droit de nous demander de rectifier des Données Personnelles inexactes. Nous pouvons chercher à vérifier l’exactitude des Données Personnelles avant de les rectifier. Vous pouvez également nous demander d’effacer vos Données Personnelles dans des circonstances limitées, lorsque 

  • elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ; 
  • vous avez retiré votre Consentement (lorsque le traitement était fondé sur le Consentement), et lorsqu’il n’y a pas d’autre motif légal pour le traitement ; 
  • vous avez exercé avec succès votre droit d’opposition (voir le droit d’opposition) ; 
  • le traitement a été effectué de manière illicite ; ou 
  • nécessaires au respect d’une obligation légale à laquelle Freyja Solutions est soumise.

Nous ne sommes pas tenus d’accéder à votre demande d’effacement des Données Personnelles si le traitement de vos Données Personnelles est nécessaire :

  • pour respecter une obligation légale ; ou 
  • pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; ou 
  • pour l’exécution d’un contrat.
  • Droit de restreindre le traitement de vos Données Personnelles

Vous pouvez nous demander de restreindre le traitement de vos Données Personnelles dans les cas suivants :

  • leur exactitude est contestée, afin de nous permettre de la vérifier ; 
  • leur traitement est illégal, mais vous ne souhaitez pas qu’elles soient effacées ; 
  • elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, mais nous en avons encore besoin pour établir, exercer ou défendre nos droits ; ou 
  • vous avez exercé votre droit d’opposition et la vérification des motifs impérieux est en cours. 

Nous pouvons continuer à utiliser vos Données Personnelles à la suite d’une demande de restriction lorsque :

  • vous nous avez donné votre Consentement à ce traitement ; 
  • pour établir, exercer ou défendre nos droits ; ou
  • pour protéger les droits d’une autre personne physique ou morale.
  • Droit de transfert des Données Personnelles

Vous pouvez nous demander de vous fournir vos Données Personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou vous pouvez demander à ce qu’elles soient transférées directement à un autre Responsable du Traitement, lorsque : 

  • le traitement est fondé sur votre Consentement ou sur l’exécution d’un contrat avec vous ; et 
  • le traitement est effectué par des moyens automatisés.
  • Droit de s’opposer au traitement de vos Données Personnelles

Vous pouvez vous opposer à tout traitement de vos Données Personnelles ayant pour base juridique nos intérêts légitimes, si vous estimez que vos droits et libertés fondamentaux l’emportent sur nos intérêts légitimes. Si vous soulevez une objection, nous avons la possibilité de démontrer que nous avons des intérêts légitimes impérieux qui l’emportent sur vos droits et libertés.

  • Droit d’opposition à l’utilisation de vos Données Personnelles à des fins de marketing direct 

Vous pouvez nous demander de modifier la manière dont nous vous contactons à des fins de marketing. Vous pouvez nous demander de ne pas transférer vos Données Personnelles à des tiers non affiliés à des fins de marketing direct ou à toute autre fin.

  • Droit d’obtenir une copie des garanties relatives aux Données Personnelles utilisées pour les transferts en dehors de votre juridiction

Vous pouvez demander à obtenir une copie ou une référence des garanties en vertu desquelles vos Données Personnelles sont transférées en dehors de l’Espace économique européen. Nous pouvons expurger les accords de transfert de données afin de protéger les conditions commerciales.

  • Droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle locale

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle locale (une liste des autorités nationales de protection des données de l’Union européenne et du Royaume-Uni peut être consultée ici) si vous avez des doutes sur la manière dont nous traitons vos Données Personnelles. 

  • Vos droits et vos choix

Sous réserve de certaines exemptions, et dans certains cas en fonction du traitement que nous effectuons, vous disposez de certains droits en ce qui concerne vos Données Personnelles. Nous pouvons vous demander des informations supplémentaires pour confirmer votre identité et à des fins de sécurité, avant de vous communiquer les données demandées. Nous nous réservons le droit de facturer des frais lorsque la loi le permet, par exemple si votre demande est manifestement infondée ou excessive. 

Vous pouvez exercer vos droits par tout moyen, y compris en nous contactant à l’adresse privacy@freyja-solutions.com Sous réserve de considérations légales et d’autres considérations admissibles, nous ferons tout ce qui est raisonnablement possible pour répondre rapidement à votre demande ou pour vous informer si nous avons besoin d’informations supplémentaires pour répondre à votre demande.

Sécurité des données

Nous avons mis en œuvre des mesures destinées à protéger vos Données Personnelles contre la perte accidentelle et contre l’accès, l’utilisation, l’altération et la divulgation non autorisés. La sécurité de vos informations dépend également de vous. Lorsque nous vous avons donné (ou lorsque vous avez choisi) un mot de passe pour accéder à certaines parties des Services, il vous incombe de préserver la confidentialité de votre mot de passe, de votre nom d’utilisateur ou de toute autre information d’identification (« Données de Connexion »). Nous vous demandons de ne pas partager votre mot de passe avec qui que ce soit. Vous reconnaissez également que votre compte vous est personnel. Vous déclarez et garantissez que vous ne vendrez pas, ne partagerez pas et ne divulguerez pas vos Données de Connexion à d’autres personnes et que vous ne fournirez pas à d’autres personnes l’accès au Site ou à des parties de celui-ci en utilisant votre compte. Vous devez être particulièrement prudent lorsque vous accédez à votre compte à partir d’un ordinateur public ou partagé. Toute action effectuée par l’intermédiaire de vos informations d’identification sera considérée comme ayant été effectuée par vous, sous réserve et jusqu’à ce que nous soyons informés par écrit (i) que vos Données de Connexion ont été compromises ou (ii) que vos informations d’identification ont été utilisées de manière illégitime.

Conservation des données

Nous pouvons conserver les Données Personnelles aussi longtemps que nécessaire pour les finalités décrits dans la Politique de Confidentialité. Certaines de vos Données Personnelles peuvent être conservées dans nos systèmes même après que vous en avez demandé la suppression afin de nous conformer à nos obligations en vertu du Droit applicable, de collecter les paiements dus, de résoudre les litiges éventuels, de faire respecter nos droits, d’utiliser les données en interne d’une manière légale qui soit raisonnablement conforme aux attentes de l’utilisateur ou compatible avec le contexte dans lequel les données ont été fournies, et/ou d’entreprendre toute enquête rendue nécessaire par ce qui précède.

Nous contacter

Pour poser des questions ou faire des commentaires sur la présente politique de confidentialité et/ou nos pratiques en matière de confidentialité, contactez nous à l’adresse suivante : privacy@freyja-solutions.com